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Recebe a primeira Certificação de Qualificação

REGULAMENTO DE QUALIFICAÇÃO

(Revisão 1 – 11/07/2007 – AND/ser)

ÁPICE

Programa Qualificação de Fornecedores para a Sustentabilidade

Sumário

• Objetivos
• Princípios do Programa
• Processo de Qualificação
• Organismo de Qualificação
• Critérios
• Suspensão, Retirada e Cancelamento de Certificados
• Apelações
• Registros
• Conteúdo do Certificado de Qualificação
• Plano de Auditoria (Modelo)
• Anexo I – Política Comercial 2007/2008
• Anexo II – Uso das Marcas
• Lista de Verificação

1. Objetivos

1.1O Programa de Qualificação de Fornecedores ABIHPEC tem como objetivo incentivar os fornecedores de matérias-primas, materiais de embalagem, serviços de disposição de resíduos e terceiristas a buscarem uma qualificação voluntária de seus sistemas de gestão sócio-ambiental em conformidade com os requisitos estabelecidos através deste regulamento.

1.2 O Programa visa estabelecer uma ferramenta de avaliação e qualificação por um organismo independente, que possa ser utilizada como alternativa aos programas de avaliação de fornecedores estabelecidos pelas organizações associadas à ABIHPEC e na evolução do setor, auxiliando a demonstração pública do comprometimento e do cumprimento de requisitos legais nacionais, tendências internacionais relacionados à gestão sócio-ambiental e daqueles específicos de cada setor.

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2. Princípios do Programa

2.1 O Programa de Qualificação de Fornecedores ABIHPEC baseia-se nos seguintes princípios:

• Otimizar recursos, reduzir riscos e padronizar o processo de qualificação para os fornecedores de matérias-primas, materiais de embalagem, serviços de disposição de resíduos para fornecedores das organizações associadas a ABIHPEC / SIPATESP;
• Promover melhoria contínua nos sistemas de gestão ambiental, segurança e saúde ocupacional e responsabilidade social;
• A qualificação pelo programa ÁPICE possibilita a demonstração do comprometimento destas empresas com a responsabilidade sócio ambiental alinhada aos sistemas de gestão reconhecidos internacionalmente: ISO 14001, OHSAS 18001 e SA 8000;
• Estabelecimento de sistemas de gestão baseados em princípios de segurança e saúde ocupacional e responsabilidade sócio-ambiental pelos Fornecedores a serem certificados;
• Possui caráter voluntário e abrangência nacional;
• A entidade certificadora manterá sigilo quanto às informações e dados coletados sobre as empresas participantes;
• Transparência e independência quanto aos critérios, decisões, recomendações e certificações;
• Caráter público, não tendo a ABIHPEC fins lucrativos;
• A relação de Fornecedores e sistemas certificados é pública, com divulgação a todos os interessados;
• O Programa de Qualificação de Fornecedores ABIHPEC não exclui outros programas específicos acordados entre as partes;
• O nível de influencia desta qualificação nas relações comerciais fica a critério de cada associado da ABIHPEC;

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3. Processo de Qualificação

3.1 Uma visão geral do processo de qualificação é mostrada abaixo:

3.2 Detalhamento do processo de qualificação:

• Publicação da Documentação de Qualificação no website da ABIHPEC

É de responsabilidade da ABIHPEC a publicação e atualização de toda a documentação referente ao Programa de Qualificação através do website da ABIHPEC. A documentação mínima inclui:

• Regulamento de Qualificação
• Lista de Verificação Integrada
• Informações Comerciais
• Cronograma de auditorias (a ser alimentado pela ORGANISMO DE QUALIFICAÇÃO).

Outros documentos, conforme necessários, podem ser disponibilizados.

• Obtenção da Documentação de Qualificação

Toda a documentação referente ao programa de qualificação é pública e pode ser obtida pelo Fornecedor através do website: www.abihpec.org.br

• Contato com Organismo de Qualificação e Envio de Questionário para Solicitação de Qualificação

O Fornecedor que deseja se submeter ao processo de qualificação deve entrar em contato diretamente com o Organismo de Qualificação credenciado pela ABIHPEC.

O formulário Informações Comerciais deve ser preenchido e enviado ao Organismo de Qualificação para elaboração de uma proposta comercial. Se houver dúvidas quanto a algum dado constante no formulário, as mesmas devem ser esclarecidas com o Fornecedor e o formulário revisado conforme apropriado para emissão da proposta comercial.

• Elaboração e envio de proposta comercial ao Fornecedor

Com base no formulário Informações Comerciais, o Organismo de Qualificação prepara a proposta comercial.

A proposta comercial cobre a auditoria de qualificação inicial e será previsto um tempo adicional caso haja necessidade de visita adicional para fechamento das não – conformidades a ser aplicado quando pertinente. A estimativa de duração da auditoria de qualificação deve levar em conta os tamanho e complexidade das operações envolvidas conforme descrito abaixo:

Tabela de Tempo de Auditoria

Aumento do tempo de auditoria:

Tempos adicionais pode ser acrescidos de acordo com um dos fatores mencionados a seguir:

· Site muito grande proporcionalmente ao número de empregados;

· Processos altamente complexos ou número relativamente alto de atividades individuais;

· Alta complexidade ambiental ou de segurança e saúde ocupacional;

• Logística complicada envolvendo mais que uma edificação ou localidade que precisa ser incluída na auditoria.

Redução do tempo de auditoria:

Os tempos podem ser reduzidos de acordo com um dos fatores mencionados a seguir:

· Site com dimensões reduzidas para o número de empregados;

· Baixa complexidade ambiental ou de segurança e saúde ocupacional;

• Alta taxa de funcionários realizando tarefas simples e repetitivas.

Tabela Redução de Tempo de Auditoria – Organizações Certificadas

Proposta multi sites:

Propostas para organizações multi-sites são aceitas desde que uma amostragem representativa seja usada na auditoria. A amostragem deve ser restrita aos sites que tenham o mesmo tipo de atividade / processo industrial e métodos substancialmente similares.

O sistema da organização deve ser administrado sob forma centralizada, sob um plano de controle centralizado e objeto de uma análise crítica gerencial centralizada.

O tempo total gasto em uma auditoria multi-site deve ser consistente com o tempo indicado na tabela de tempos de auditoria, e não deve ser menor que o tempo requerido se todos empregados estiverem trabalhando em um único site.

Esclarecer elegibilidade do multisite e promover o rodízio entre elas.

Situações divergentes poderão ser tratadas pelo Consellho Consultivo específico do programa.

• Envio de Aceite de Proposta ao Organismo de Qualificação

O Fornecedor deve preencher e enviar o aceite de proposta ao organismo de qualificação. Com base no aceite deve ser feita a programação da auditoria.

• Programação e Execução da Auditoria de Qualificação

As auditorias devem ser conduzidas a cada 12, 18 ou 24 meses, e devem ser baseadas nas versões vigentes da Lista de Verificação que inclui os Critérios de Avaliação.

Para que se conduza de forma adequada a auditoria, o auditor, com base nas informações disponibilizadas pelo Fornecedor, deve fazer a preparação dos trabalhos de campo, bem como o plano de auditoria a ser seguido. O plano de auditoria deve ser comunicado ao Fornecedor com antecedência, para que se organize e disponibilize recursos para uma boa condução da auditoria.

A auditoria deve se iniciar com uma reunião de abertura. Da reunião de abertura devem participar o(s) responsável(is) designado(s) pelo Fornecedor para acompanhar o auditor durante o trabalho de campo. O auditor deve iniciar os trabalhos comunicando e confirmando a sua seqüência, confirmando o entendimento dos critérios a serem aplicados, como serão classificadas eventuais não conformidades e esclarecer possíveis dúvidas dos auditados com relação ao processo de qualificação.

Os trabalhos de campo devem seguir a seqüência confirmada durante a reunião de abertura e se basear nos requisitos estabelecidos na Lista de Verificação. O cumprimento dos requisitos deve se basear em evidências apresentadas pelo auditado e aceitas pelo auditor, incluindo entrevistas, visita às instalações, visualização/demonstração das operações de processo e verificação de registros e documentos.

Dependendo dos rumos da condução da auditoria de qualificação, a empresa pode solicitar o aborto da auditoria, que significa a interrupção dos trabalhos. O aborto equivale a não existência da auditoria, pois não gera não conformidades, nem prazos para fechamentos e nem relatórios.

A reunião privativa é o momento que a equipe auditora ou somente o auditor reúne as constatações e redige possíveis não conformidades. A reunião privativa é realizada imediatamente antes da reunião de fechamento.

Após os trabalhos de campo e levantamento das evidências necessárias, o auditor deve conduzir a reunião de fechamento. Na reunião de fechamento é comunicada a decisão do grupo auditor de acordo com os critérios estabelecidos neste regulamento, bem como as constatações identificadas e classificadas durante a auditoria e prazo para apresentação das ações corretivas, caso necessário. Caso existam não conformidades classificadas como Críticas, a qualificação não pode ser recomendada e as mesmas devem ser fechadas em uma auditoria a ser programada exclusivamente para este fim, dentro de um prazo máximo de três meses da data da auditoria inicial. Não conformidades em geral não impedem a recomendação, contudo o plano de ação para a solução dos problemas apresentados deve ser enviado e aceito pelo Organismo de Qualificação, para que sejam fechadas na próxima re-qualificação. Ao término da Auditoria o Auditor deve deixar cópia do Relatório de Auditoria com o Fornecedor incluindo as eventuais constatações identificadas.

Transparência sobre eventuais reclamações deve ser mantida. 100% das reclamações devem ser tratadas e respondidas pela ORGANISMO DE QUALIFICAÇÃO através do Responsável Técnico pelo programa e informadas ao Conselho Consultivo do programa.

Devem ser elucidadas dúvidas dos auditados com relação aos trabalhos executados, bem como ao programa. As não conformidades assinaladas e aceitas pelos auditados serão definitivas.

Caso não haja a concordância com o resultado da auditoria pode ser utilizada pelo auditado a ferramenta de Apelação descrita neste regulamento no item 07.

Com base no relatório do auditor a recomendação ou não de qualificação deve ser analisada criticamente pelo Organismo de Qualificação para emissão do certificado.

A análise crítica do processo de qualificação deverá ser feita de forma independente da equipe que realizou a auditoria e conduzida na ORGANISMO DE QUALIFICAÇÃO pelo Responsável Técnico ou Auditor-Coordenador do programa.

Cópia do certificado e demais dados da empresa devem ser enviadas à ABIHPEC.

No caso de haver não conformidades o certificado só será emitido após o fechamento das mesmas como descrito nos itens 3.2.7 e 3.2.8.

O relatório da auditoria será encaminhado à organização auditada pelo Organismo de Qualificação independente ou não da recomendação da certificação.

A divulgação ou não do relatório da auditoria fica a critério da organização auditada e de acordo com as solicitações a serem realizadas pelas organizações associadas.

• Ações Corretivas sobe Não Conformidades

Caso haja não conformidades (Críticas ou não), ações corretivas propostas devem ser enviadas pelo Fornecedor ao Organismo de Qualificação em um prazo máximo de trinta (30) dias após o término da auditoria, para aprovação.

• Verificação da Eficácia de Ações Corretivas

A implementação e eficácia das ações corretivas sobre as não conformidades críticas devem ser verificadas em uma auditoria a ser realizada em um prazo máximo de noventa (90) dias após o término da auditoria de qualificação ou requalificação. Caso as mesmas não sejam fechadas durante esta nova visita, o processo de qualificação deve ser reiniciado, incluindo a emissão de uma nova proposta comercial.

A implementação e eficácia das ações corretivas sobre as não conformidades devem ser verificadas na próxima auditoria de requalificação. Caso as mesmas não sejam fechadas durante esta visita, as mesmas deverão ser reclassificadas como Críticas e aplicadas o respectivo critério verificação.

• Revisão da Documentação e Emissão de Certificado

Após a aprovação do Relatório de Auditoria pela ORGANISMO DE QUALIFICAÇÃO o respectivo Certificado deverá ser emitido.

O certificado terá validade de 12, 18 ou 24 meses de acordo com a pontuação estabelecida no item 5, a contar da data da auditoria de aprovação pela ORGANISMO DE QUALIFICAÇÃO. As auditorias de requalificação deverão ser planejadas conforme a frequ6encia estabelecida e com base no mês da realização da auditoria inicial que recomendou a qualificação e completadas antes do vencimento do certificado de qualificação.

Qualquer desvio deve ser aprovado pelo Responsável Técnico pelo programa na ORGANISMO DE QUALIFICAÇÃO e informado ao Conselho Consultivo do programa.

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4. Organismo de Qualificação

4.1 Por se tratar de um Programa de Qualificação setorial específico, a ABIHPEC tem a prerrogativa de selecionar entre as diversas empresas prestadoras de serviços de auditoria e certificadoras, entidades que atendam os seguintes requisitos:

a) ter comprovada experiência em auditorias de sistemas de gestão sócio-ambiental, ISO Guia 66 e ISO Guia 62;

b) possuir estrutura organizacional que permita a correta condução do programa e que inclua gerenciamento das atividades de qualificação.

c) ter estrutura estabelecida para recebimento e tratamento de reclamações recebidas de Fornecedores ou da ABIHPEC.

d) manter e disponibilizar, quando solicitada pela ABIHPEC, a lista de auditores aprovados e seus respectivos registros que comprovem os requisitos mínimos de competência de acordo com o estabelecido abaixo:

Requisitos Mínimos de Competência de Auditores:

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5. Critérios

Classificação dos requisitos.

Os requisitos da lista de verificação são classificados em:

a) Imprescindíveis (vermelho);

b) Obrigatórios (amarelo) e

c) Desejáveis (branco).

Todos os itens devem ser verificados nas auditorias, mas somente os Imprescindíveis e Obrigatórios têm impacto direto na recomendação para qualificação ou sua manutenção.

Obtenção da classificação geral.

Cada requisito avaliado pode ser classificado individualmente como:

• Insatisfatório
• Satisfatório
• Superior
• Não aplicável

Esta classificação é feita de acordo com critérios estabelecidos nos Critérios de Avaliação, inclusos na Lista de Verificação.

A classificação geral é obtida pelo percentual total de atendimento comparando-se ao número de requisitos aplicáveis contidos na Lista de Verificação.

Tabela de Classificação / Recomendação:

Classificação de Não Conformidades.

5.3.1 Não Conformidade Crítica

Uma não conformidade crítica é emitida quando um requisito classificado como Imprescindível é pontuado como Insatisfatório.

5.3.2 Não Conformidade

Uma não conformidade é emitida quando um requisito classificado como obrigatório é pontuado como insatisfatório.

Para um Fornecedor ser recomendado para a qualificação não pode haver Não Conformidades Críticas em aberto e as Ações Corretivas para as demais Não Conformidades devem ser aprovadas pelo Organismo de Qualificação.

Uma não conformidade não impede a empresa de ser recomendada para a qualificação. No entanto, uma não conformidade levantada numa auditoria deve, obrigatoriamente, ser fechada até a próxima auditoria. A reincidência de uma não conformidade torna-a Crítica, ou seja, geram-se os impactos descritos para uma não conformidade Crítica acima.

5.3.4 Observação

Uma observação é emitida quando um requisito classificado como desejado é pontuado como insatisfatório.

Observações caracterizam pontos de melhoria e não são consideradas não conformidades.

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6. Suspensão, Retirada e Cancelamento de Certificados

O processo de suspensão, retirada ou cancelamento de certificado será iniciado pelo Organismo de Qualificação através da recomendação contida no Relatório de Auditoria, e finalizado pelo Conselho Consultivo do Programa Ápice sempre que verificada não observação de quaisquer requisitos do programa ou de fatos que denigram a imagem da marca, da ABIHPEC ou do setor.

6.1 Suspensão do Certificado

6.1.1 O certificado deve ser suspenso até que se resolvam as não conformidades ou questões que deram origem à suspensão. A suspensão se dá em quaisquer das seguintes hipóteses:

a) mau uso do certificado ou marca de qualificação, não corrigido por ação adequada ou outras medidas de correção pela organização;

b) por qualquer infração ao Regulamento de Qualificação.

c) Por deliberação do Conselho Consultivo do Programa Ápice a partir de recomendações emitidas pelas partes interessadas ou incidentes envolvendo o nome da organização certificada.

6.2.2 Durante o período de suspensão o participante do programa não deve se identificar como certificado ou fazer uso da marca de certificação sob qualquer forma durante este período, sob pena de soluções judiciais cabíveis.

6.2.3 O Conselho Consultivo do Programa Ápice deve informar ao Fornecedor sobre a suspensão do certificado, assim como o prazo e critérios de levantamento da suspensão. Ao mesmo tempo, o Organismo de Qualificação deve indicar sob quais condições a suspensão pode ser removida. No final do período de suspensão nova auditoria deve ser conduzida para determinar se as condições indicadas para a revalidação do certificado foram atendidas. No atendimento destas condições, a suspensão é revogada e o participante notificado de que seu certificado foi revalidado. Caso as condições não sejam corretamente atendidas, o certificado será retirado.

6.2 Retirada do Certificado

6.2.1 Um certificado pode ser retirado se:

• O Fornecedor tomar medidas inadequadas no caso de suspensão ou encerrar suas atividades;
• O Fornecedor não cumprir com as suas obrigações financeiras estabelecidas em contrato com o Organismo de Qualificação;

c) Por deliberação do Conselho Consultivo do Programa Ápice a partir de recomendações emitidas pelas partes interessadas.

• A suspensão ou cancelamento de um certificado de qualificação deve estar publicada no site da ABIHPEC (área restrita).

6.2.2 No caso da retirada, nenhum reembolso de taxas de auditoria e/ou emissão do certificado serão reembolsadas.

6.3 Cancelamento do Certificado

6.3.1 Um certificado pode ser cancelado quando:

• O Fornecedor notificar por escrito ao Organismo de Qualificação e à ABIHPEC que não deseja renovar o certificado ou do encerramento de suas atividades;
• Quando terminar a validade do certificado emitido e não houver solicitação de renovação.

6.3.2 No caso de cancelamento, nenhum reembolso das taxas de auditoria será concedido e o cancelamento do certificado deve ser publicado pela ABIHPEC.

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7. Apelações

7.1 Da decisão que determina a não emissão, suspensão ou retirada de um certificado, pode caber recurso de apelação ao Conselho Consultivo do Programa Ápice.

7.2 O Conselho deve convocar três componentes independentes e de reputação técnica reconhecida na área de negócio envolvido, formando um Comitê de Apelação.

7.3 Uma notificação da intenção de apelar deve ser preparada por escrito e recebida pelo Conselho Consultivo dentro de sete dias do recebimento da notificação de "não emissão", "suspensão", ou "retirada" do certificado.

7.4 Todas as apelações devem ser levadas ao Conselho Consultivo que através de seu Comitê de Apelação deverá avaliar a apelação. As partes envolvidas no processo de apelação devem oferecer evidências que suportem o fato que originou a apelação. O Organismo de Qualificação e o fornecedor em questão não têm direito a voto ou de influência sobre a decisão do Comitê de Apelação.

7.5 A decisão do Comitê de Apelação será final, tanto em relação à organização quanto ao Organismo de Qualificação. Uma vez que a decisão com relação à apelação tenha sido tomada, nenhuma contra-alegação de qualquer das partes em disputa poderá emendar ou alterar esta decisão.

7.6 O Comitê de Apelação é responsável pelo andamento administrativo do processo de apelação.

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8. Registros

Os seguintes registros devem ser mantidos como resultado deste programa.

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9. Conteúdo do Certificado de Qualificação

O Certificado de Qualificação deve descrever claramente a organização qualificada, abrangência e escopo, contendo no mínimo:

• Número de registro.
• Nome da organização qualificada.
• Endereço da matriz e demais localidades envolvidas.
• Norma de referência: ÁPICE – Qualificação de Fornecedores para a Sustentabilidade – Versão 07/08.
• Escopo.
• Data de emissão.
• Validade.
• Data da avaliação inicial.
• Assinatura do executivo responsável pelo Organismo de Qualificação.
• Logos: Organismo de Qualificação, ABIHPEC e ÁPICE conforme anexo II.

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10. PLANO DA AUDITORIA - MODELO

Notas ao cliente:

• As áreas e horários indicados são aproximados e flexíveis, e serão confirmados na reunião de abertura antes do início da auditoria, mas poderão sofrer alterações durante a auditoria.
• Antes ou durante a auditoria, os auditores reservam-se o direito de alterar ou adicionar outras áreas além dos citados no itinerário acima, em função de constatações durante a auditoria.
• Agradeceríamos se estivesse disponível ao(s) auditor(es) uma sala privativa.

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Anexo I – Política Comercial

Anexo II – Uso da Marca

Lista de verificação

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